Česky English
PŘÍPADOVÉ STUDIE

Případová studie - konference

Komplexní zakázka

Pořádání konferencí

Každý akademický pracovní se ve svém profesním životě účastní odborných workshopů, seminářů, konferencí a kongresů na vnitrostátní i mezinárodní úrovni. Někteří mají zkušenosti jen s rolí účastníků, ale mnozí i s úlohou pořadatelů. Není neobvyklé pak zaslechnout přání věnovat se především odbornému programu místo časově náročné organizační práci, plné nejistoty z kvality výsledku. Organizace větších událostí často zabere několikaměsíční přípravy zahrnující finanční, personální, technické a servisní zajištění. Soustředění se na tyto otázky pak vede ke kvalitnímu průběhu samotné akce, ale bohužel současně k menší účasti organizátorů na samotném odborném programu. Celá příprava, průběh události a její vyhodnocení jsou natolik psychicky a energeticky náročné, že organizující tým z řad akademiků je nakonec velmi rád, že jimi pořádaná aktivita skončila, aniž by měli skutečné poznání a zážitek z jejího obsahu. Jak by to mohlo vypadat jinak?

Rozhodování o spolupráci se specialisty Contexo

Filozofická fakulta Univerzity Palackého v Olomouci se rozhodla v roce 2011 pořádat III. ročník mezinárodní interdisciplinární konference VÍNO JAKO MULTIKULTURNÍ FENOMÉN. Samotná událost je velkou příležitostí, která napomáhá odbornému růstu oboru v ČR a umožňuje setkání specialistů na mezinárodní úrovni. Současně dává příležitost ukázat úroveň české odbornosti v dané oblasti. Díky přítomnosti největších představitelů oboru je to velká možnost získat dobré renomé nebo kvalitní ostudu. Protože má Filozofická fakulta zkušenosti s pořádáním řady konferencí a kongresu a zná množství problémů s tím spojených, včetně organizační náročnosti, rozhodla se navázat spolupráci se specialisty působících v Contexo. Protože tým Contexo zná skrze své členy akademické prostředí, problematiku scénářů konferencí a kongresů, stejně jako obtíže s financováním rozsáhlých projektů, začíná spolupráce od prvopočátku.

Scénář, stanovení kompetencí a rozpočet

Po analýze informací o předešlých konferencích o vínu a představ zadavatele o podobě plánované konference, sestavují specialisté Contexo návrh scénáře události s časovým rozvržením na dva dny a fund-raisingovou strategii opírající se především o zdroje příbuzné s danou problematikou. Navržena je také lokalita pro konání akce, která je v tomto případě odlišná od sídla pořádající fakulty, ale více vhodná pro naplnění cíle setkání a jeho financování. Předložený rozpočet je plánován jako vyrovnaný, pokrývající ze vstupních poplatků účastníků a sponzorských darů náklady na organizaci a vydání sborníku. Specialisté z Contexo budou hospodařit s finančními prostředky tak, aby byly zajištěny všechny smluvené požadavky zadavatele během konání akce a následně vydán sborník. 

Přípravy před konferencí

Zadavatelem odsouhlasený návrh scénáře startuje samotnou organizační činnost před konferencí. Členové realizačního týmu přebírají činnosti související s grafickou identitou konference a se zpracováním webu s rezervačním systém pro účastníky. Tým zajišťuje rezervaci prostor pro konání konference, ubytování a stravování pro účastníky a hosty. Souběžně je uzavřen kontrakt na catering v průběhu konference a zajištěno je technické vybavení (notebooky, dataprojektory, mikrofony, kamery a fotoaparáty, přenosná elektroinstalace). Jednotlivé kroky jsou vždy konzultovány se zadavatelem, na kterém naopak zůstává naplnění odborného programu, jehož časová vodítka jsou obsahem scénáře události. O postupném naplňování odborného programu zadavatel informuje realizační tým, který podle aktuální situace upravuje a zpřesňuje plán akce. Finální program zahrnující řadu přednáškových bloků, posterovou sekci a několik workshopů je pak v dostatečném časovém předstihu umístěn na webové stránky konference.

Průběh konference

Na začátku samotné události se setkává tým ustanovený během její přípravy. Pět zástupců fakulty se stará o vítání aktivních účastníků a jejich uvedení v průběhu odborného programu. Realizační tým specialistů působících v Contexo personálně zajišťuje registraci, technické zabezpečení každé místnosti s programem, přijímání příspěvků pro sborník a pomocný organizační personál. Každý účastník získává profesionálně připravené materiály na registraci, které ho provádějí konáním celé konference včetně informací o programu po skončení odborné části a plánu místa, kde se účastník nachází. Při registraci jsou připraveni jazykově vybavení zástupci realizačního týmu, kteří zahraničním účastníkům pomáhají s orientací při ubytování, případně s vyřízením neočekávaných událostí. Průběh konference je poklidný a s přiměřenou flexibilitou koresponduje se scénářem. Již během konání jsou slyšet pozitivní ohlasy účastníků.

Aktivity po skončení konference

Bezprostředně po skončení konference a odjezdu účastníků jsou uhrazeny zbývající faktury spojené s organizačním zajištěním akce. Z evaluace prováděné mezi účastníky během akce vyplývá spokojenost s odbornou úrovní programu a pozitivní dojem ze vzájemných setkání. Účastnici budou na konferenci VÍNO JAKO MULTIKULTURNÍ FENOMÉN rádi vzpomínat. Realizační tým předává příspěvky do sborníku k recenznímu řízení se stanoveným termínem zadavateli. Současně je připraveno závěrečné vyúčtování konference počítající s finančními prostředky na vydání a distribuci sborníku. Realizačním týmem jsou dodány kompletní rozbory a analýzy vynaložených nákladů. Rozpočet končí s mírným přebytkem i přes nižší zainteresovanost sponzorů než bylo původně předpokládáno.

Publikační výstup a závěrečná zpráva

Fakulta předává po třech měsících příspěvky do sborníku s uzavřeným recenzním řízením. Realizační tým zajišťuje finální korektury, grafické zpracování, tisk a vazbu publikace, kterou následně ve smluveném nákladu doručuje zadavateli. Zbývající část nákladu sborníků distribuuje do stanoveného seznamu institucí podle požadavků přiděleného ISBN a indexaci v databázi Thomson Reuters (Web of Science). Organizace celé konference je uzavřena a zadavateli je předaná závěrečná zpráva.

Registrace
Login:
Heslo:
 


  Registrovat se
Zapomenuté heslo
Ke stažení
Loading